Memilih vendor IT yang tepat adalah langkah krusial bagi setiap bisnis, terutama dalam era digital saat ini. 

Vendor IT yang berkualitas akan membantu bisnis Anda mencapai tujuan bisnis, meningkatkan efisiensi, dan memberikan nilai tambah. Namun, dengan banyaknya pilihan vendor yang tersedia, proses pemilihan bisa menjadi rumit. Untuk itu, sebuah checklist evaluasi yang komprehensif sangat diperlukan.

Tahapan Memilih Vendor IT yang Lengkap 

Memilih vendor IT yang tepat adalah investasi jangka panjang yang sangat penting bagi keberlangsungan bisnis. Proses ini memerlukan perencanaan yang matang dan evaluasi yang menyeluruh.

Salah memilih vendor bisa membuat proyek transformasi digital Anda menjadi gagal. Karenanya, berikut tahapan memilih vendor IT yang tepat:

Tahap 1. Evaluasi Kebutuhan Perusahaan

Analisis kebutuhan bisnis adalah proses sistematis untuk mengidentifikasi, mendokumentasikan, dan memvalidasi kebutuhan suatu organisasi. Ini adalah langkah awal yang krusial dalam pengembangan sistem informasi baru atau dalam melakukan perubahan pada sistem yang sudah ada.

• Identifikasi Masalah: Tentukan secara spesifik masalah-masalah bisnis yang ingin diatasi dengan solusi IT. Misalnya, apakah ingin meningkatkan efisiensi operasional, meningkatkan keamanan data, atau mengembangkan produk baru?
• Tentukan Tujuan: Tetapkan tujuan yang jelas dan terukur dari proyek IT. Tujuan ini akan menjadi acuan dalam mengevaluasi proposal dari vendor.
• Buat Daftar Fitur: Buat daftar fitur dan fungsionalitas yang diharapkan dari solusi IT.

‍

Gambar-gambar di atas adalah contoh bagaimana Anda menganalisis kebutuhan tiap departemen. Setelahnya, Anda akan mendapatkan informasi lengkap sebagai berikut:

Langkah selanjutnya setelah memiliki daftar prioritas ini, Anda bisa memutuskan sistem mana yang terlebih dahulu untuk diperbaharui. Untuk kedepannya tidak terjadi masalah yang sama dan menghambat proses bisnis atau bahkan sampai mengurangi revenue.

Tahap 2. Penyusunan Request for Proposal (RFP)

Request for Proposal (RFP) adalah dokumen resmi yang perusahaan keluarkan untuk mengundang vendor potensial untuk mengajukan proposal solusi atas masalah atau kebutuhan bisnis yang dimiliki perusahaan. Dokumen ini berperan sebagai pedoman bagi vendor dalam memahami proyek dan menyusun proposal yang sesuai.

Isi utama dalam sebuah RFP biasanya mencakup:

• Latar Belakang Perusahaan: Gambaran singkat tentang perusahaan, visi misi, dan struktur organisasi.
• Deskripsi Proyek: Penjelasan rinci mengenai proyek yang akan dilakukan, termasuk tujuan, scope, dan tantangan yang dihadapi.
• Kebutuhan Bisnis: Detail mengenai kebutuhan bisnis yang ingin dipenuhi melalui proyek ini.
• Persyaratan Teknis: Spesifikasi teknis yang harus dipenuhi oleh solusi yang ditawarkan, seperti platform, teknologi, dan integrasi dengan sistem yang ada.
• Timeline Proyek: Jadwal pelaksanaan proyek, mulai dari tahap awal hingga akhir.
• Anggaran: Batasan anggaran yang dialokasikan untuk proyek.
• Kriteria Evaluasi: Kriteria yang akan digunakan untuk menilai proposal vendor.
• Proses Seleksi: Penjelasan singkat mengenai proses seleksi vendor.
• Kontak: Informasi kontak untuk mengajukan pertanyaan atau klarifikasi.

Tahap 3. Distribusi RFP

Buat daftar vendor IT yang potensial berdasarkan riset pasar, rekomendasi, dan partisipasi dalam pameran atau konferensi. Distribusi RFP adalah proses menyebarkan dokumen RFP kepada vendor-vendor yang dianggap memenuhi syarat untuk mengerjakan proyek. Proses ini sangat penting karena akan menentukan kualitas proposal yang diterima dan pada akhirnya akan mempengaruhi keputusan pemilihan vendor.

Tahap 4. Evaluasi Proposal

Setelah menerima berbagai proposal dari vendor yang telah dipilih, tahap selanjutnya adalah melakukan evaluasi secara komprehensif. Tujuan dari evaluasi ini adalah untuk memilih vendor yang paling sesuai dengan kebutuhan bisnis dan mampu memberikan solusi terbaik.

Formasi Tim Evaluasi

Membentuk tim evaluasi yang terdiri dari berbagai departemen relevan merupakan langkah krusial. Tim ini akan bertanggung jawab untuk menilai setiap proposal secara objektif dan komprehensif. Komposisi tim yang ideal biasanya mencakup:

• Perwakilan IT: Menganalisis aspek teknis dari proposal, seperti kemampuan vendor dalam memenuhi persyaratan teknis, arsitektur sistem, dan rencana implementasi.
• Perwakilan Keuangan: Mengevaluasi aspek finansial dari proposal, termasuk biaya, struktur pembayaran, dan nilai tambah yang ditawarkan.
• Perwakilan Bisnis: Menilai seberapa baik proposal memenuhi kebutuhan bisnis secara keseluruhan dan memberikan nilai tambah bagi perusahaan.
• Manajer Proyek (jika ada): Bertanggung jawab dalam mengkoordinasikan kegiatan tim evaluasi dan memastikan bahwa semua aspek proposal dievaluasi secara menyeluruh.

Tahap 5. Pembuatan Shortlist Akhir

• Buat Matriks Perbandingan: Buat matriks perbandingan untuk membandingkan masing-masing vendor berdasarkan kriteria evaluasi yang telah ditetapkan.
• Identifikasi Vendor Terbaik: Identifikasi 2-3 vendor terbaik berdasarkan hasil evaluasi.

‍

Download template form yang bisa Anda sesuaikan dengan kebutuhan. Download template cara pilih vendor IT yang benar seperti apa, hanya disini:

Download Template

Tahap 6. Negosiasi dan Penandatanganan Kontrak

Tinjau secara detail setiap klausul dalam kontrak yang diajukan oleh vendor. Lalu jangan lupa untuk negosiasikan syarat-syarat kontrak, termasuk jangka waktu, biaya, layanan pra produksi, dan tanggung jawab masing-masing pihak. Setelah mencapai kesepakatan, tandatangani kontrak secara resmi.

Tahap 7. Onboarding Vendor

Perencanaan yang matang adalah kunci keberhasilan implementasi. Beberapa hal yang perlu direncanakan meliputi:

• Timeline Implementasi: Buatlah jadwal yang detail mengenai setiap tahapan implementasi, mulai dari persiapan hingga go-live.
• Alokasi Sumber Daya: Tentukan sumber daya yang dibutuhkan, baik dari sisi perusahaan maupun dari vendor, seperti tenaga kerja, perangkat keras, dan software.
• Rencana Komunikasi: Buatlah rencana komunikasi yang jelas untuk memastikan semua pihak terkait memahami peran dan tanggung jawab masing-masing.
• Manajemen Perubahan: Rencanakan strategi untuk mengelola perubahan yang akan terjadi akibat implementasi sistem baru. Libatkan karyawan sejak dini untuk meminimalkan resistensi.
• Pengujian Sistem: Rencanakan kegiatan pengujian sistem secara menyeluruh sebelum go-live untuk memastikan sistem berfungsi dengan baik.

Setelah sistem atau alat sudah jadi, perusahaan perlu melakukan pelatihan kepada karyawan. Tujuan pelatihan adalah untuk memastikan karyawan mampu menggunakan sistem baru secara efektif dan efisien.

Tahapan terakhir adalah evaluasi berkala untuk memastikan bahwa solusi IT yang telah diimplementasikan berjalan sesuai dengan rencana dan memberikan manfaat yang diharapkan. Beberapa aspek yang perlu dievaluasi meliputi:

• Kinerja Vendor: Evaluasi kinerja vendor dalam memberikan dukungan teknis, melakukan pemeliharaan, dan memenuhi komitmen yang tercantum dalam kontrak.
• Kinerja Sistem: Evaluasi kinerja sistem dari segi kecepatan, keandalan, dan keamanan.
• Kepuasan Pengguna: Lakukan survei kepada pengguna untuk mengetahui tingkat kepuasan mereka terhadap sistem baru.
• ROI (Return on Investment): Hitung ROI untuk mengukur tingkat pengembalian investasi yang diperoleh dari implementasi sistem baru.

Metrik yang dapat digunakan untuk evaluasi:

• Uptime: Persentase waktu sistem tersedia dan dapat digunakan.
• Mean Time Between Failures (MTBF): Rata-rata waktu antara dua kegagalan sistem.
• Mean Time to Repair (MTTR): Rata-rata waktu yang dibutuhkan untuk memperbaiki suatu kegagalan.
• User Satisfaction: Tingkat kepuasan pengguna terhadap sistem.

Kesimpulan

Memilih vendor IT yang tepat adalah investasi strategis bagi setiap bisnis. Proses ini membutuhkan perencanaan yang matang dan evaluasi yang komprehensif. Dari tahap awal identifikasi kebutuhan hingga evaluasi pasca-implementasi, setiap langkah memiliki perannya masing-masing.

Bingung mencari-cari vendor IT yang tepat? Percayakan transformasi digital Anda pada BINAR. Kami memiliki solusi untuk semua kebutuhan Anda, mulai dari layanan tech consulting, tech outsourcing, hingga capacity building untuk karyawan. 

Coba konsultasi gratis dari BINAR untuk tentukan arah transformasi digital Anda. Hindari kegagalan transformasi digital dari awal dengan berkonsultasi terlebih dahulu bersama BINAR!

‍

‍