Investasi pada karyawan bukan hanya sekadar pengeluaran, melainkan sebuah investasi jangka panjang yang dapat memberikan keuntungan berlipat ganda. Program upskilling dan reskilling tidak hanya meningkatkan kompetensi karyawan, tetapi juga dapat meningkatkan produktivitas, inovasi, dan loyalitas karyawan. 

Namun, bagaimana cara mengukur dampak konkret dari investasi ini? Artikel ini akan mengungkap rahasia menghitung Return on Investment (ROI) dari program pengembangan karyawan dan memberikan panduan praktis bagi perusahaan Anda.

Mengapa ROI Pelatihan Digital Penting?

Mengukur ROI pelatihan digital memiliki beberapa manfaat penting, antara lain:

• Justifikasi Anggaran: Data ROI yang kuat dapat digunakan untuk membenarkan alokasi anggaran yang lebih besar untuk program pelatihan digital di masa depan.
• Pengambilan Keputusan: Dengan mengetahui ROI, perusahaan dapat mengevaluasi efektivitas program yang telah berjalan dan membuat keputusan yang lebih baik terkait program pelatihan selanjutnya. 
• Akuntabilitas: ROI dapat digunakan sebagai metrik untuk mengukur kinerja tim L&D (Learning and Development) dalam mengelola program pelatihan.

Tantangan dalam Mengukur ROI Pelatihan Digital

Meskipun penting, mengukur ROI kegiatan pelatihan seringkali dihadapkan pada beberapa tantangan, seperti:

1. Mengukur Keterampilan Soft Skills: Keterampilan seperti kepemimpinan, komunikasi, dan kreativitas sulit diukur secara kuantitatif. Solusinya, untuk keterampilan soft skill yang tidak mudah diukur dengan angka ini, Anda bisa ukur tingkat kompetensi pegawai sebelum dan sesudah pelatihan dengan memberikan angka pada skala 1-5, tingkat dasar hingga tingkat ahli. Periksa peningkatan. 

Cara lebih mudahnya ialah dengan melakukan evaluasi kinerja karyawan dengan bantuan penilaian dari rekan kerja, anggota tim, leaders ataupun C-level. 

2. Atribusi: Sulit untuk secara pasti menghubungkan peningkatan kinerja individu atau perusahaan secara keseluruhan dengan pelatihan digital yang spesifik. 

3. Jangka Waktu: Efek dari pelatihan digital seringkali baru terlihat dalam jangka waktu yang panjang. 

Langkah-langkah Menghitung ROI Pelatihan Digital

1. Tentukan Tujuan Pelatihan

Menentukan tujuan pelatihan untuk karyawan atau manajerial ini sangat penting dilakukan. Karena, akan mendefinisikan hasil atau output yang akan diperoleh setelah melakukan pelatihan. Coba tentukan terlebih dahulu tujuan pelatihan seperti dibawah ini:

• Tujuan Bisnis: Apa yang ingin dicapai perusahaan dengan pelatihan digital? Misalnya, meningkatkan produktivitas, mengurangi tingkat kesalahan, atau meluncurkan produk baru.
• Tujuan Peserta: Apa yang diharapkan peserta dapatkan dari pelatihan? Misalnya, peningkatan pengetahuan, keterampilan teknis, atau sertifikasi.

2. Identifikasi Biaya

Jika Anda menggunakan jasa pelatihan upskilling dan reskilling dari pihak ketiga seperti BINAR, pastinya akan langsung dengan jelas dipaparkan secara rinci biaya untuk pelaksanaan pelatihan untuk karyawan ini. Tapi jika tidak, Anda perlu memperhatikan beberapa alokasi biaya yang perlu dikeluarkan, seperti:

• Biaya Langsung: Biaya platform pelatihan, biaya lisensi software, biaya instruktur, biaya bahan ajar, dan biaya lainnya yang terkait langsung dengan pelatihan.
• Biaya Tidak Langsung: Biaya peluang (opportunity cost), biaya administrasi, dan biaya terkait lainnya.‍

3. Tentukan Metrik Kinerja

Contoh metrik kerja yang dimiliki oleh klien BINAR adalah berkurangnya waktu pekerja dalam mengelola data dan membuat laporan B2B serta menurunkan churn behavior menjadi retention strategy yang efektif, karena telah melakukan pelatihan product management. 

• Metrik Kuantitatif: Peningkatan produktivitas, new accounts, market share, churn rates, customer complaints yang berkurang, cycle time, peningkatan penjualan, pengurangan biaya produksi, peningkatan kualitas produk, pengurangan tingkat kesalahan, dan pengurangan tingkat turnover.
• Metrik Kualitatif: Peningkatan kepuasan kerja, peningkatan engagement karyawan, peningkatan inovasi, dan peningkatan kemampuan pemecahan masalah.

4. Kumpulkan Data

Data ini penting untuk Anda lakukan perhitungan ROI, karena kita perlu mengetahui improvement apa yang sudah didapat setelah mengikuti pelatihan. 

• Gunakan platform LMS (Learning Management System) untuk mengumpulkan data peserta, durasi pelatihan, skor tes, dan umpan balik.
• Kumpulkan data kinerja karyawan sebelum dan setelah pelatihan.

5. Analisis Data

Kumpulkan data kinerja yang sama setelah periode waktu tertentu setelah pelatihan. Hitung perbedaan antara data sebelum dan setelah pelatihan. Misalnya, jika waktu siklus proses bisnis berhasil dipersingkat 20%, maka ini adalah peningkatan yang signifikan.

• Bandingkan kinerja karyawan sebelum dan setelah mengikuti pelatihan.
• Hitung perubahan dalam metrik kinerja yang telah ditentukan.
• Bandingkan proses kerja sebelum dan setelah mengikuti pelatihan seperti efektifitas, efisiensi, pengurangan churn rate customer, kenaikan sales, atau meningkatnya deals lead. 
• Gunakan analisis statistik untuk mengidentifikasi hubungan antara pelatihan digital dengan perubahan kinerja.

6. Uangkan Perubahan

- Efisiensi: Jika berhasil mempersingkat waktu siklus proses, hitung berapa banyak waktu yang berhasil dihemat. Kemudian, hitung nilai waktu yang dihemat tersebut dalam bentuk biaya yang dihemat (misalnya, biaya tenaga kerja).

- Efektivitas: Jika berhasil mengurangi tingkat kesalahan, hitung berapa banyak biaya yang berhasil dihemat karena penurunan jumlah produk yang rusak atau perlu diperbaiki.

- Digitalisasi: Jika berhasil meningkatkan efisiensi proses digitalisasi, hitung berapa banyak biaya yang berhasil dihemat karena penggunaan sumber daya yang lebih efisien.

Data yang dikumpulkan dari sistem digital dapat digunakan untuk menganalisis kinerja produk atau layanan, sehingga memungkinkan perusahaan untuk melakukan perbaikan yang lebih tepat sasaran. 

Sistem digital dapat membantu mengoptimalkan pengelolaan inventaris, mengurangi risiko kekurangan atau kelebihan stok. Dengan sistem layanan pelanggan digital, perusahaan dapat memberikan respon yang lebih cepat dan akurat terhadap pertanyaan atau keluhan pelanggan.

7. Hitung ROI

ROI = ((Keuntungan-Biaya) / Biaya) x 100%

• Keuntungan atau hasil pelatihan dalam hal ini adalah nilai moneter dari peningkatan efisiensi atau efektivitas yang berhasil dicapai.
• Biaya adalah total biaya pelatihan, termasuk biaya pengembangan materi, biaya instruktur, biaya peserta, dan biaya lainnya.

Tips Tambahan

• Libatkan Peserta: Libatkan peserta dalam proses evaluasi untuk mendapatkan umpan balik yang lebih akurat.
• Gunakan Alat Analisis: Manfaatkan software analisis data untuk mempermudah proses pengumpulan dan analisis data.
• Lakukan Evaluasi Berkelanjutan: Evaluasi ROI secara berkala untuk memastikan bahwa program pelatihan tetap relevan dan efektif.

Kesimpulan

Mengukur ROI pelatihan adalah langkah penting untuk memastikan bahwa investasi dalam pengembangan karyawan memberikan hasil yang optimal. Dengan pendekatan yang sistematis dan data yang akurat, perusahaan dapat membuat keputusan yang lebih baik terkait program pelatihan digital di masa depan.

Butuh bantuan dalam merancang program pelatihan digital yang sesuai dengan kebutuhan bisnis Anda? Tim ahli BINAR siap membantu Anda dari tahap perencanaan hingga evaluasi. Kami akan membantu Anda menyusun strategi yang tepat untuk mencapai tujuan pelatihan Anda. Hubungi kami sekarang!

‍